Azubi-Tipps: Richtiges Telefonieren

Ein guter erster Eindruck am Telefon gehört zu den Grundfertigkeiten, die Auszubildende früh lernen sollten. Viele Azubis fühlen sich unsicher, verstehen Namen schlecht oder haben Angst, etwas falsch zu sagen. Dieser Leitfaden gibt Ihnen praxisnahe Azubi‑Tipps: Richtiges Telefonieren in der Ausbildung — von der Vorbereitung über Begrüßung und aktives Zuhören bis zu konkreten Übungsdialogen und technischen Hilfsmitteln. Sie erhalten einfache Formulierungen, Übungen gegen Telefonangst und Hinweise, wie professionelle Telefonansagen die Arbeit erleichtern.

Warum sind Azubi-Tipps: Richtiges Telefonieren in der Ausbildung wichtig?

Das Telefon bleibt ein zentrales Kommunikationsmittel in Unternehmen. Wer früh lernt, professionell zu telefonieren, wirkt souverän und hinterlässt einen positiven Eindruck bei Kundinnen, Lieferanten und Kolleginnen. Laut aktueller Studie haben 36 % der Deutschen schon notwendige Anrufe aus Telefonangst aufgeschoben; bei 16–29‑Jährigen liegt der Wert sogar bei 44 %. Quelle: Computerworld.ch. Gleichzeitig bevorzugen 52 % der 16‑ bis 29‑Jährigen im privaten Bereich oft Nachrichten statt Telefonate. Quelle: Computerworld.ch. Für Azubis bedeutet das: Wer Telefonkompetenz zeigt, hebt sich positiv ab und wird im Arbeitsalltag schneller Verantwortung übertragen.

Zentrale Key Facts sollten Sie wissen: Das Telefon ist nach wie vor das Hauptkommunikationsmittel im Unternehmen (Quelle: Wirausbilder.de). Viele Auszubildende bevorzugen E‑Mails, weil Antworten dort geprüft werden können – Telefonieren ist aber trainierbar (Quelle: Karrieremag.de). Diese Fakten zeigen, warum gezielte Azubi‑Tipps für das Telefonieren nicht nur höflich, sondern karrierefördernd sind.

Mehr Sicherheit im Kundenkontakt
Weniger Missverständnisse durch klare Gesprächsstruktur
Professioneller Unternehmensauftritt – auch wenn Sie noch in Ausbildung sind

Junger Auszubildender mit Headset am Telefon in einem Büro

Die besten Azubi-Tipps: Richtiges Telefonieren in der Ausbildung für Ihre Karriere

Gute Telefonkompetenz zahlt sich aus: Kolleginnen und Kunden merken schnell, wer strukturiert und freundlich kommuniziert. Ein klarer Aufbau (Begrüßung, Anliegen klären, nächste Schritte, Abschied) reduziert Stress und Fehler. Praktisch: Legen Sie sich eine kurze Checkliste neben den Arbeitsplatz – Name, Firma, Grund des Anrufs, Rückrufnummer, gewünschte Aktion. Viele Unternehmen schulen Azubis nicht intensiv genug; nutzen Sie Eigeninitiative, üben Sie Standardformeln und bitten Sie um Feedback.

„Wenn du zum Hörer greifst und dir der Schweiß ausbricht oder dein Herz rast, hast du vermutlich Telefonangst“
Quelle: Karrieremag.de

Diese Aussage macht eins klar: Telefonangst ist verbreitet, aber nicht unveränderlich. Mit kleinen Ritualen (Tief durchatmen, Notizen, Gesprächsstruktur) lässt sich Nervosität deutlich reduzieren. Studien zeigen, dass jüngere Menschen oft Texte bevorzugen, doch im Berufsalltag sind direkte Gespräche oft effizienter. Wer beim Telefonieren sicher wirkt, löst Probleme schneller und gewinnt Vertrauen.

So bereiten Sie sich vor: Checkliste und kurze Leitfäden

Vorbereitung ist das A und O. Nehmen Sie sich 1–2 Minuten, bevor Sie abheben oder ans Telefon gehen: Notieren Sie sich die wichtigsten Punkte, mögliche Rückfragen und die gewünschte nächste Aktion (z. B. E‑Mail schicken, Rückruf vereinbaren). Legen Sie einen Stift, Ihren Kalender und ggf. ein Produktblatt bereit. Diese Routine beruhigt und verhindert hektisches Suchen während des Gesprächs.

Notizen mit den wichtigsten Gesprächspunkten vorbereiten
Ziel für das Gespräch festlegen (Was soll am Ende stehen?)
Ruhige Umgebung wählen oder um kurze Rückfrage bitten
Telefonnummer und Namen deutlich aufnehmen und wiederholen

Während des Gesprächs hilft eine einfache Struktur: 1) Begrüßung und Vorstellung, 2) Anliegen erfragen/aussprechen, 3) Zusammenfassen, 4) Nächste Schritte vereinbaren, 5) Verabschiedung. Das reduziert Fehler und gibt Ihnen Sicherheit. Diese Vorbereitung ist besonders wichtig bei komplexen Themen oder wenn mehrere Kolleginnen später weiterbearbeiten müssen.

Begrüßung, Vorstellung und freundliche Stimme – konkrete Formulierungen

Der erste Satz entscheidet oft über den Ton des Gesprächs. Präsentieren Sie sich klar: "Guten Tag, Firma Müller, mein Name ist Anna Schulz. Wie kann ich Ihnen helfen?" Sprechen Sie langsam und deutlich. Lächeln am Telefon verändert Ihre Stimme positiv – ein einfacher Trick, den viele Profis nutzen.

"Guten Tag, [Firmenname], [Vorname Nachname] am Apparat."
"Darf ich bitte Ihren Namen und Ihre Telefonnummer notieren?"
"Ich fasse kurz zusammen: … Habe ich das richtig verstanden?"

Falls Sie einen Anruf nicht annehmen können, ist eine professionelle Voicemail wichtig. Sie können Vorlagen nutzen oder schnelle, professionelle Ansagen erstellen lassen. Anrufansage.de bietet KI‑generierte Ansagen in Studioqualität — ideal, wenn Auszubildende nicht persönlich abheben können. Für kostenlose Vorlagen und DIY‑Tipps lesen Sie auch unseren Guide zu Telefonansagen Kostenlos.

Mit schwierigen Gesprächen umgehen: Namen, Missverständnisse, Reklamationen

Schwierige Situationen gehören zum Berufsalltag: schwer verständliche Namen, ärgerliche Kunden oder unklare Anliegen. Bleiben Sie ruhig, atmen Sie durch und nutzen Sie standardisierte Sätze: "Könnten Sie den Namen bitte buchstabieren?" oder "Darf ich kurz wiederholen, was ich verstanden habe?" Solche Formulierungen sind höflich und helfen, Missverständnisse zu vermeiden.

"Ich möchte Sie nicht unterbrechen — darf ich kurz wiederholen?"
"Könnten Sie den Namen bitte buchstabieren?"
"Wenn es Ihnen recht ist, rufe ich Sie gleich zurück, nachdem ich das geprüft habe."

Falls ein Problem länger dauert, bieten Sie einen Rückruf an und notieren Sie genaue Zeiten. Damit vermeiden Sie, dass Kundinnen verärgert auflegen. Für Unternehmen empfiehlt sich zusätzlich eine professionelle Mailbox‑Ansage, damit eingehende Anrufe auch außerhalb der Dienstzeit oder bei nicht verfügbaren Azubis gepflegt betreut werden können (mehr dazu im Abschnitt Technik).

Azubi übt Telefonate in einem Schulungsraum

Telefonangst überwinden – Übungen und mentale Tricks

Telefonangst zeigt sich körperlich: schwitzende Hände, Herzklopfen, Blockaden. „Atme tief durch und sprich langsam und deutlich – eine klare, ruhige Stimme macht dich sofort professioneller wirken lassen“ heißt es in Expertenratschlägen. Quelle: Arbeitgebernetzwerk‑Sachsen.de. Beginnen Sie mit kurzen, kontrollierten Übungen: Warm‑up‑Sätze, Tonübungen und Rollenspiele mit einer vertrauten Person.

Konkrete Übungen: 1) Lesen Sie dreimal eine Begrüßung laut, 2) simulieren Sie ein kurzes Kundentelefonat mit einer Kollegin, 3) spielen Sie schwierige Szenarien durch und notieren Sie Musterantworten. Wiederholung reduziert Angst – schon fünf Minuten Übung vor einem wichtigen Anruf können helfen.

Praktische Dialoge und Rollenspiele – Beispiele für Azubis

Ein großer Content‑Gap bei vielen Ratgebern sind konkrete Dialogbeispiele. Hier drei kurze Muster, die Sie direkt üben können. 1) Kundenanruf zur Bestellung: Begrüßung, Bestellung aufnehmen, Lieferzeit bestätigen, Abschied. 2) Interner Rückruf: Kollegin weiterverbinden, Stichpunkte nennen, Gesprächsübergabe. 3) Reklamation: Zuhören, Verständnis zeigen, Lösung anbieten, Rückmeldung zusagen.

Begrüßung: "Guten Tag, Firma X, Lisa Meier. Wie kann ich Ihnen helfen?"
Aufnahme: "Ich notiere das kurz: [Produkt], Menge, Lieferadresse. Ist die Rechnungsadresse gleich?"
Abschluss: "Dann sende ich die Bestätigung per E‑Mail. Ist das so in Ordnung? Danke – auf Wiederhören."

Üben Sie diese Dialoge im Team: Einer spielt die Kundin, der andere die Azubi‑Rolle. Geben Sie nach jedem Durchgang kurzes, konkretes Feedback. So schließen Sie die Lücke vieler Angebote, die nur allgemeine Hinweise, aber keine echten Übungsszenarien bieten.

Zwei Auszubildende üben ein Telefongespräch mit Notizen

Technik, Voicemail und professionelle Ansagen – was Azubis wissen sollten

Technische Hilfsmittel erleichtern das Telefonieren: Headsets für freie Hände, CRM‑Notizen direkt am Bildschirm und professionelle Mailbox‑Ansagen. Wenn Sie Anrufe nicht persönlich entgegennehmen können, schafft eine klare Ansage Vertrauen. Moderne Lösungen wie Anrufansage.de bieten KI‑generierte Stimmen, GEMA‑freie Hintergrundmusik und Vorlagen, die sofort einsetzbar sind — praktisch, wenn Azubis noch lernen oder in Schichten arbeiten.

💡 Praxis-Tipp

Nutzen Sie eine professionelle Abwesenheitsansage (z. B. über Anrufansage.de), um verpasste Anrufe freundlich zu betreuen. Das reduziert Rückfragen und wirkt professionell.

Anrufansage.de punktet mit modernen KI‑Stimmen, mehr als 20 Sprecherinnen und Sprechern, GEMA‑freier Musik und schneller Lieferung. Pakete sind transparent: Standard ab 19 € (Ansage ohne Musik), Premium 24 € (mit Musik) und Warteschleife 34 €. Diese Angebote sind nützlich für Betriebe, Praxen und Handwerksbetriebe, die Einheitlichkeit im Telefonauftritt wünschen. Mehr technische Tipps finden Sie im Artikel zum Telefonansage Download.

So erstellen Auszubildende professionelle Anruf‑Skripte und Ansagen

Ein kleines Skript hilft bei jeder Art von Anruf: Begrüßung, Klärung, Aktion, Zusammenfassung, Abschied. Für Voicemail‑Texte können Sie Vorlagen nutzen oder schnell mithilfe eines Online‑Konfigurators professionelle Ansagen erstellen. Anrufansage.de bietet einen solchen Konfigurator mit KI‑Stimmen und fertigen Textvorlagen — sinnvoll, wenn Sie standardisierte Abwesenheits‑ oder Warteschleifenansagen benötigen.

Modernste KI‑Technologie für natürlich klingende Stimmen
Über 20 professionelle Stimmen und GEMA‑freie Hintergrundmusik
Sofort einsatzbereit – ohne Wartezeit, einfache Online‑Erstellung

Für Azubis empfiehlt sich: Erstellen Sie gemeinsam mit Ihrer Ausbilderin eine kurze, berufstaugliche Mailbox‑Ansage und speichern Sie diese ab. So sieht das Unternehmen auch bei Abwesenheit professionell aus und Sie müssen nicht improvisieren, wenn das Telefon klingelt.

Laptop mit einer Oberfläche zur Erstellung von Telefonansagen

Fazit

Richtiges Telefonieren gehört zu den wichtigsten Azubi‑Fähigkeiten: Es stärkt Ihre Professionalität, reduziert Fehler und verbessert den Kundenkontakt. Nutzen Sie klare Gesprächsstrukturen, üben Sie Standarddialoge und arbeiten Sie aktiv an Ihrer Stimme und Atmung. Technische Hilfen und professionelle Ansagen (z. B. über Anrufansage.de) runden das Gesamtbild ab, wenn Sie mal nicht persönlich abheben können. Mit kleinen Routinen und regelmäßigen Übungen wird Telefonieren zur Routine – und damit zu einer Stärke in Ihrer Ausbildung.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie begrüße ich mich am Telefon als Azubi richtig?

Kurz, höflich und klar: Nennen Sie Firma und Ihren Vor‑ und Nachnamen („Guten Tag, Firma X, Julia Meier am Apparat“). Fragen Sie dann nach dem Anliegen und notieren Sie Name und Rückrufnummer.

Was sind gute Tipps, um Telefonangst während der Ausbildung zu überwinden?

Atmen Sie tief durch, nutzen Sie kurze Checklisten, üben Sie Standarddialoge und beginnen Sie mit kurzen, kontrollierten Rollenspielen. Wiederholung reduziert Angst – fünf Minuten Vorbereitung vor einem Anruf helfen oft.

Wie kann ich als Azubi schwierige Telefongespräche meistern?

Bleiben Sie ruhig, wiederholen Sie das Wesentliche („Habe ich Sie richtig verstanden…?“), bitten Sie bei unklaren Namen um eine Buchstabierung und bieten Sie einen Rückruf an, wenn eine Lösung Zeit benötigt.

Welche Rolle spielen Voicemail‑Ansagen im Azubi‑Alltag?

Professionelle Ansagen vermitteln Verlässlichkeit, wenn Anrufe nicht persönlich entgegengenommen werden. Sie reduzieren Rückfragen und geben klare Hinweise zu Rückrufzeiten oder alternativen Kontaktwegen.

Gibt es Tools, die Azubis bei der Erstellung von Ansagen helfen?

Ja. Moderne Tools wie Anrufansage.de bieten KI‑Stimmen, Vorlagen und GEMA‑freie Musik, so dass Unternehmen schnell professionelle Ansagen erstellen können.