3CX: Eigene Ansagen für IVR, Warteschleife und Voicemail einrichten

Schnellstart

1 Ansage als WAV vorbereiten (PCM, 8 kHz, 16 Bit, Mono)

2 In der 3CX-Verwaltungskonsole den Digital Receptionist öffnen

3 Ansage hochladen und dem Sprachmenü bzw. der Warteschleife zuweisen

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3CX Anrufbeantworter und Ansagen einrichten

3CX ist eine der meistgenutzten Telefonanlagen für den Mittelstand – ob selbst gehostet oder in der Cloud. Ansagen spielt 3CX an mehreren Stellen ab: im Digital Receptionist (Sprachmenü), in Warteschleifen und in der Voicemail. Wichtig ist vor allem das richtige Audioformat.

Audioformat: Das braucht 3CX

3CX ist beim Audioformat streng: Ansagen müssen als WAV in PCM, 8 kHz, 16 Bit, Mono vorliegen.

WAV-Format: PCM, 8 kHz Abtastrate, 16 Bit, Mono
MP3-Dateien müssen vor dem Upload konvertiert werden
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Schritt für Schritt: Ansagen bei 3CX einrichten

Digital Receptionist (IVR) einrichten

Der Digital Receptionist ist das Sprachmenü von 3CX – die erste Ansage, die Anrufer hören:

1
Verwaltungskonsole öffnen
Melden Sie sich in der 3CX-Verwaltungskonsole (Admin-Bereich) an.
2
Digital Receptionist anlegen
Öffnen Sie den Bereich Digital Receptionist und legen Sie ein neues Sprachmenü an oder bearbeiten Sie ein bestehendes.
3
Ansage hochladen
Laden Sie Ihre WAV-Datei (PCM, 8 kHz, 16 Bit, Mono) als Menü-Ansage hoch.
4
Menüoptionen zuordnen
Weisen Sie den Ziffern die Ziele zu – Nebenstellen, Warteschleifen oder weitere Untermenüs.
5
Rufnummer verknüpfen
Verbinden Sie den Digital Receptionist mit Ihrer eingehenden Rufnummer, damit Anrufer das Menü erreichen.

Warteschleifen-Ansagen

In Warteschleifen kombiniert 3CX Ansagen mit Wartemusik:

1
Warteschleife bearbeiten
Öffnen Sie die gewünschte Warteschleife (Call Queue) in der Verwaltungskonsole.
2
Intro-Ansage setzen
Hinterlegen Sie eine Begrüßungsansage, die vor dem Einreihen in die Warteschlange abgespielt wird.
3
Wartemusik anpassen
Ersetzen Sie die Standard-Wartemusik durch eigene GEMA-freie Musik im passenden WAV-Format.
4
Zwischenansagen aktivieren
Konfigurieren Sie wiederkehrende Ansagen („Bitte bleiben Sie in der Leitung …“) in sinnvollen Abständen.

Voicemail-Ansagen

Auch jede Nebenstelle kann eine eigene Voicemail-Begrüßung erhalten:

1
Nebenstelle öffnen
Bearbeiten Sie die gewünschte Nebenstelle in der Verwaltungskonsole oder lassen Sie den Nutzer den Web-Client verwenden.
2
Begrüßung hochladen
Laden Sie im Voicemail-Bereich Ihre eigene Ansage als WAV-Datei hoch.
3
Abwesenheitsprofile nutzen
3CX unterstützt je Status (Verfügbar, Abwesend, Bitte nicht stören) eigene Ansagen – ideal für Urlaub und Termine.

Best Practices

Konvertieren Sie MP3-Ansagen vor dem Upload ins 3CX-WAV-Format (PCM, 8 kHz, 16 Bit, Mono)
Nutzen Sie Status-basierte Voicemail-Ansagen für Urlaub und Termine
Testen Sie das komplette Sprachmenü von extern durch
Planen Sie pro Menüebene maximal 4 bis 5 Optionen

Häufige Fragen zu 3CX

Welches Audioformat braucht 3CX?

WAV im Format PCM, 8 kHz, 16 Bit, Mono. MP3-Dateien werden nicht direkt akzeptiert – konvertieren Sie sie z. B. mit unserem kostenlosen Audio-Konverter.

Wie wandle ich meine MP3-Ansage ins 3CX-Format um?

Nutzen Sie unseren kostenlosen Audio-Konverter auf anrufansage.de/audio-konverter: MP3 hochladen, WAV (8 kHz, Mono) herunterladen, in 3CX einspielen – fertig.

Kann jeder Mitarbeiter seine eigene Voicemail-Ansage haben?

Ja. Jede Nebenstelle hat eine eigene Voicemail mit individueller Begrüßung, auf Wunsch sogar je Anwesenheitsstatus unterschiedlich.

Funktioniert die Anleitung für 3CX Cloud und selbst gehostete Installationen?

Ja. Die Ansagen-Verwaltung ist in beiden Varianten identisch – nur die URL der Verwaltungskonsole unterscheidet sich.