Microsoft Teams: Ansagen für Telefonzentrale und Voicemail einrichten

Schnellstart

1 Teams Admin Center öffnen (admin.teams.microsoft.com)

2 Sprache → Automatische Telefonzentralen → Begrüßung konfigurieren

3 Audiodatei (MP3, WAV oder WMA, max. 5 MB) hochladen

Professionelle Ansage gewünscht?

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Microsoft Teams Anrufbeantworter und Ansagen einrichten

Mit Teams Phone wird Microsoft Teams zur vollwertigen Telefonanlage. Professionelle Ansagen richten Sie an zwei Stellen ein: in der automatischen Telefonzentrale (Auto Attendant) für Anrufer und in der persönlichen Voicemail einzelner Nutzer.

Audioformat: Das braucht Microsoft Teams

Für automatische Telefonzentralen und Anrufwarteschleifen akzeptiert Teams Audiodateien in den Formaten MP3, WAV und WMA bis 5 MB.

MP3, WAV oder WMA – maximal 5 MB pro Datei
Für Warteschleifen-Musik gelten dieselben Formate
Die persönliche Voicemail-Begrüßung wird direkt in Teams aufgenommen oder per Text-zu-Sprache erzeugt – Datei-Upload gibt es dort nicht

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Schritt für Schritt: Ansagen bei Microsoft Teams einrichten

Automatische Telefonzentrale (Auto Attendant)

Die Telefonzentrale begrüßt Anrufer und leitet sie weiter – hier gehört Ihre professionelle Begrüßungsansage hin:

1
Admin Center öffnen
Melden Sie sich unter admin.teams.microsoft.com mit einem Administrator-Konto an.
2
Telefonzentrale öffnen
Navigieren Sie zu Sprache → Automatische Telefonzentralen und wählen Sie eine bestehende Zentrale oder legen Sie eine neue an.
3
Begrüßung einstellen
Wählen Sie bei der Begrüßung die Option „Audiodatei wiedergeben“ und laden Sie Ihre Ansage hoch (MP3, WAV oder WMA, max. 5 MB).
4
Menüoptionen ansagen
Wenn Sie ein Auswahlmenü nutzen („Für Vertrieb die 1 …“), hinterlegen Sie auch hier eine passende Ansage.
5
Geschäftszeiten konfigurieren
Legen Sie für außerhalb der Geschäftszeiten eine eigene Ansage fest – z. B. mit Öffnungszeiten und Alternativen.

Anrufwarteschleife (Call Queue)

Warteschleifen verteilen Anrufe auf Ihr Team – mit eigener Begrüßung und Wartemusik:

1
Warteschleife öffnen
Im Admin Center unter Sprache → Anrufwarteschleifen die gewünschte Warteschleife bearbeiten.
2
Begrüßung hochladen
Laden Sie eine Begrüßungsansage hoch, die Anrufer vor der Wartemusik hören.
3
Wartemusik ersetzen
Ersetzen Sie die Standard-Wartemusik durch eigene GEMA-freie Musik oder eine kombinierte Ansage mit Musik.

Persönliche Voicemail

Jeder Teams-Nutzer kann seine eigene Voicemail-Begrüßung anpassen:

1
Einstellungen öffnen
In Teams auf Einstellungen → Anrufe gehen und den Bereich Voicemail öffnen.
2
Begrüßung aufnehmen
Über „Begrüßung aufzeichnen“ eine persönliche Ansage aufsprechen – oder alternativ den Text-zu-Sprache-Modus nutzen.
3
Text-zu-Sprache nutzen
Hinterlegen Sie einen Begrüßungstext, den Teams automatisch vorliest – praktisch, aber weniger persönlich als eine professionelle Aufnahme.

Best Practices

Nutzen Sie getrennte Ansagen für Geschäftszeiten und Feierabend
Halten Sie Menü-Ansagen kurz: maximal 4 Optionen pro Ebene
Verwenden Sie GEMA-freie Wartemusik – Standard-Streams können lizenzpflichtig sein
Prüfen Sie Ansagen nach Änderungen mit einem externen Testanruf

Häufige Fragen zu Microsoft Teams

Welches Audioformat braucht Microsoft Teams für Ansagen?

Für automatische Telefonzentralen und Warteschleifen: MP3, WAV oder WMA mit maximal 5 MB. Unsere MP3-Ansagen erfüllen diese Anforderungen direkt.

Brauche ich eine spezielle Lizenz für die Telefonzentrale?

Ja, Sie benötigen Teams Phone (in Enterprise-Plänen enthalten oder als Add-on) sowie eine konfigurierte Anrufweiterleitung über Calling Plan, Operator Connect oder Direct Routing.

Kann ich für die persönliche Voicemail eine Datei hochladen?

Nein. Die persönliche Voicemail-Begrüßung wird in Teams aufgenommen oder per Text-zu-Sprache erzeugt. Professionelle Datei-Ansagen sind der automatischen Telefonzentrale und den Warteschleifen vorbehalten.

Wie richte ich eine Ansage außerhalb der Geschäftszeiten ein?

In der automatischen Telefonzentrale definieren Sie Geschäftszeiten und hinterlegen für „außerhalb der Geschäftszeiten“ eine eigene Ansage mit abweichendem Routing.